Diese Seite beschreibt die einheitliche Ablagestruktur für Projekte der GWS Haustechnik GmbH.
Eine einheitliche Struktur erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Projektleitung, Kundendienst und Buchhaltung.
Für jedes Projekt wird ein eigener Projektordner angelegt.
Namensschema:
YYYY_Kunde_Projektname
Beispiel:
2026_Wohnbau-Bayreuth_Wohnpark-Bayreuth
01_Anfrage
02_Angebot
03_Auftrag
04_Planung
05_Ausfuehrung
06_Dokumentation
07_Abnahme
08_Rechnung
09_Wartung
Enthält:
- Kundenanfrage
- erste Notizen
- Kontaktdaten
- grobe Anforderungen
Enthält:
- Angebotsentwürfe
- Kalkulationen
- Lieferantenangebote
- freigegebene Angebotsversion
Enthält:
- Auftragserteilung
- Vertragsunterlagen
- Freigaben
- Terminvereinbarungen
Enthält:
- Pläne
- technische Abstimmungen
- Materialplanung
- Terminplanung
Enthält:
- Baustellenfotos
- Einsatzberichte
- Protokolle
- Änderungsdokumentation
Enthält:
- technische Dokumentation
- Bedienungsanleitungen
- Messprotokolle
- Wartungshinweise
Enthält:
- Abnahmeprotokolle
- Mängellisten
- Nachweise
- Kundenbestätigung
Enthält:
- Rechnungsentwürfe
- Schlussrechnung
- Teilrechnungen
- Zahlungsinformationen
Enthält:
- Wartungsvertrag
- Wartungsprotokolle
- Folgeeinsätze
- Ansprechpartner Kundendienst
| Bereich |
Zuständig |
| Angebotsunterlagen |
Vertrieb |
| Planung |
Projektleitung |
| Ausführung |
Kundendienst / Montage |
| Rechnung |
Buchhaltung |
| Wartung |
Kundendienst |
- Dokumente nicht lose im Hauptordner ablegen.
- Dateinamen eindeutig benennen.
- Alte Versionen nicht löschen, sondern in Unterordner „Archiv“ verschieben.
- Relevante Kundenkommunikation zusätzlich im CRM oder Zammad dokumentieren.